Главная » Материалы для РО » Кадры и делопроизводство

Обязательные для религиозных организаций действия с документами в конце 2017 года

Лариса Желонкина  

Обязательные для религиозных организаций действия 
с документами в конце 2017 года 

Подходит к концу 2017 год, в религиозных организациях необходимо провести внутренний аудит, который касается документации.  

Необходимо подойти к нему критично, т.е. посмотреть на все имеющиеся документы не с внутренней стороны, а с внешней. Увидеть документы глазами надзорных и контролирующих органов.  

Проверим уставную документацию.  

В первую очередь, нам необходимо еще раз убедиться, что в данном году у нас было проведено столько заседаний (собраний) руководящих коллегиальных органов, сколько регламентировано Уставом.  

Пример: в Уставе прописано, что высший руководящий орган проводит свои заседания не реже одного раза в шесть месяцев. Необходимо проверить, что заседания проводились с периодичностью в шесть месяцев, меньше можно, больше нельзя.  

Далее проверяем повестку дня заседаний. Нам необходимо убедиться, что рассматриваемые вопросы и принимаемые решения относятся к компетенции именно этого органа.  

Пример: в Уставе прописано, что утверждение штатного расписания, прием штатных сотрудников, установление должностных окладов и утверждение должностных инструкций относится к компетенции Собрания Церкви. Таким образом, прием в штат Церкви должен осуществляться через принятие решения Собрания Церкви, а не единолично Пастором (Пресвитером) Церкви.  

Важно, чтобы вопросы, которые выносятся на рассмотрение коллегиальным органом, соответствовали целям и задачам религиозной организации.  

Протоколы должны быть конкретными и четкими, в соответствии с требованием Гражданского Кодекса РФ (глава 9.1 Решение Собраний).  

В протоколе о результатах очного голосования должны быть указаны:  

1) дата, время и место проведения собрания;  

2) сведения о лицах, принявших участие в собрании;  

3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;  

4) сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;  

5) сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.  

Также хотелось бы обратить внимание, что в соответствии п. 1 ст. 3 ФЗ «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996г № 7-ФЗ некоммерческая организация должна иметь самостоятельный баланс и (или) смету. В конце 2017 года необходимо утвердить смету доходов и расходов на 2018 год. Финансовый год начинается с 01 января 2018 года и все расходы с данной даты должны быть утверждены компетентным органом.  

Необходимо проверить полномочия на осуществление миссионерской деятельности от имени религиозной организации, в соответствии с п. 2 ст. 24.2 ФЗ «О свободе совести и о религиозных объединениях», которые были выданы ранее.  

Трудовая деятельность в религиозных организациях.  

В конце 2017 года необходимо также проверить все ли документы по трудовым отношениям с работниками религиозной организации составлены.  

Необходимо посмотреть личное дело каждого работника и убедиться, что есть необходимые договора (изменения в трудовой договор), приказы, заявления, обязательно проверьте присутствует ли в личном деле работника согласие на обработку персональных данных. Важно также убедиться, что работник воспользовался своим правом на ежегодный оплачиваемый отпуск.  

В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 Трудового Кодекса РФ для принятия локальных нормативных актов, т.е не позднее 17 декабря.  

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала.  

Проверьте ваши графики отпусков за 2017 год, все ли сотрудники сходили в те месяцы, которые были установлены графиком отпусков, есть ли уведомления о начале отпуска (обращаю ваше внимание - извещен ли был сотрудник под роспись о времени начала отпуска за две недели до его начала). Если в религиозной организации всего один сотрудник, график отпусков обязателен. Это требование Трудового кодекса РФ. Заявление сотрудником об отпуске не пишется, т.к. сотрудник идет в отпуск согласно графика отпусков.  

Исключение составляют заявления, которые сотрудник пишет о предоставлении ему отпуска без сохранения заработной платы, о переносе даты отпуска, о предоставлении отпуска по уходу за ребенком по достижению им возраста полутора (трех) лет и другие заявления.  

Также обратите внимание на должностные инструкции, соответствуют ли они тем трудовым функциям, которые выполняют сотрудники, есть ли необходимость в их актуализации. Должностная инструкция обязательна для каждого сотрудника, даже на совместителя, дистанционного работника, надомника.  

Документы по основной деятельности  

Проверьте, заполнены ли журналы по пожарной безопасности, охране труда. Эти журналы необходимо заполнять вовремя. Проводить инструктажи согласно требованиям «Правил противопожарного режима в Российской Федерации» и Трудового Кодекса РФ в части охраны труда. 

 

Категория: Кадры и делопроизводство |
avatar