Составляем протоколы собраний правильно
01 сентября 2014 года в Гражданский кодекс Российской Федерации (1 часть) были внесены существенные изменения. В частности, была добавлена глава 9.1. Решение Собраний.
Данная глава регламентирует порядок принятия решений собраний, с которыми закон связывает гражданско-правовые последствия, порождает правовые последствия, на которые решение собрания направлено, для всех лиц, имевших право участвовать в данном собрании (участников юридического лица, сособственников, кредиторов при банкротстве и других - участников гражданско-правового сообщества), а также для иных лиц, если это установлено законом или вытекает из существа отношений.
Религиозная организация является юридическим лицом, соответственно данные изменения и требования касаются оформления решений коллегиальных органов, уполномоченных на принятие определенных Уставом решений.
Согласно ст. 182 Гражданского кодекса РФ решение собрания считается принятым, если за него проголосовало большинство участников собрания и при этом в собрании участвовало не менее пятидесяти процентов от общего числа участников соответствующего гражданско-правового сообщества.
Решение собрания может приниматься посредством заочного голосования.
При наличии в повестке дня собрания нескольких вопросов по каждому из них принимается самостоятельное решение, если иное не установлено единогласно участниками собрания.
О принятии решения собрания составляется протокол в письменной форме. Протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарем собрания.
В протоколе о результатах очного голосования должны быть указаны:
1) дата, время и место проведения собрания;
2) сведения о лицах, принявших участие в собрании;
3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
4) сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
5) сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.
В протоколе о результатах заочного голосования должны быть указаны:
1) дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества;
2) сведения о лицах, принявших участие в голосовании;
3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
4) сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
5) сведения о лицах, подписавших протокол.
На основании вышеизложенного, протоколы собраний должны иметь следующие обязательные составляющие:
- дата, время и место проведения собрания. Рекомендуем указывать адрес места нахождения руководящего органа, который указан в Уставе или в ЕГРЮЛ (юридический адрес), т.к. подтверждает, что данный адрес используется организацией;
- сведения о лицах, принявших участие в собрании. Не просто указание количества, а необходимо указать полные Ф.И.О. и не забудьте оформить на всех согласие на обработку персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- результаты голосования по каждому вопросу повестки дня. Каждый обсуждаемый вопрос на собраниях должен иметь итоговое решение. Вопрос поставлен, по нему принято конкретное решение с результатами голосования, сколько проголосовало из участников за, сколько против, сколько воздержалось;
- сведения о лицах, проводивших подсчет голосов. Гражданским кодексом РФ количество лиц не установлено и неограниченно, лицом может быть и один человек. Рекомендуем утвердить кандидатуру ответственного за подсчет голосов секретаря собрания, хотя им может быть и другое лицо;
- сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол. Это важное новшество, которое обязывает вносить, по требованию лица, голосовавшего против принятия решения. Это связано с ответственностью участников собраний предусмотренную п. 2 статьи 53.1 Гражданского кодекса РФ устанавливает ответственность, членов коллегиальных органов юридического лица, за исключением тех из них, кто голосовал против решения, которое повлекло причинение юридическому лицу убытков, или, действуя добросовестно, не принимал участия в голосовании. Согласно п. 1 стать 53.1 Гражданского кодекса РФ, лицо, которое в силу закона, иного правового акта или учредительного документа юридического лица уполномочено выступать от его имени, обязано возместить по требованию юридического лица, его учредителей (участников), выступающих в интересах юридического лица, убытки, причиненные по его вине юридическому лицу. Таким образом, принятые голосование против принятия определенных решений позволяет снять ответственность за неправильно, не законно принятые решения с лица, который голосовал против и заявил требование о внесении в протокол против принятия решения собрания.
Гражданский кодекс РФ установил, что решения собраний могут быть приняты заочно (предварительно) и каждый участник собрания может принять решение по повестке дня собрания заочно. В таком случае также долдны быть правильно оформлены результаты решений, а именно:
В протоколе о результатах заочного голосования должны быть указаны:
1) дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества;
2) сведения о лицах, принявших участие в голосовании, с указанием полных Ф.И.О.;
3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
4) сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
5) сведения о лицах, подписавших протокол.
Данные требования являются обязательными. В случае, когда решения были приняты с нарушением данных требований решения собраний могут быть признаны недействительными по основаниям, установленным Гражданским Кодексом РФ или иными законами, в силу признания его таковым судом (оспоримое решение) или независимо от такого признания (ничтожное решение).